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Los puestos de trabajo flexibles, también conocidos como escritorios flexibles o compartidos, son estaciones de trabajo que los empleados pueden utilizar según el orden de llegada. Estos escritorios forman parte del sistema de puestos de trabajo flexibles, que permite a los empleados compartir las estaciones de trabajo en lugar de tener escritorios asignados. Los puestos de trabajo flexibles vienen en diferentes tipos y configuraciones, como se explica a continuación:
Puesto de Trabajo Flexible Tradicional
Un puesto de trabajo flexible tradicional es un escritorio con servicios básicos de oficina. Normalmente tiene un escritorio, una silla ergonómica y suministros de oficina esenciales. La estación de trabajo tiene un ordenador conectado a la red de la oficina. Los empleados pueden utilizar este escritorio según el orden de llegada cuando están en la oficina.
Puesto de Trabajo Flexible Electrónico
Este escritorio utiliza la tecnología para gestionar las estaciones de trabajo. Tiene un sensor de ocupación que puede detectar si alguien está trabajando en el escritorio. El sensor está conectado a un sistema de gestión que rastrea el uso del escritorio. Los empleados pueden ver qué escritorios están disponibles y hacer reservas si es necesario.
Puesto de Trabajo Flexible Basado en la Nube
El puesto de trabajo flexible basado en la nube es similar al escritorio electrónico. Sin embargo, utiliza la computación en la nube para almacenar y gestionar los datos. El sistema es accesible a través de Internet, lo que facilita a los empleados en diferentes ubicaciones ver la disponibilidad de escritorios y reservar una estación de trabajo cuando están en la oficina.
Puesto de Trabajo Flexible Privado
Este escritorio está ubicado en una oficina privada o un cubículo. Es adecuado para los empleados que desean más privacidad al trabajar. La estación de trabajo puede tener particiones o encerrar el espacio del escritorio. Un puesto de trabajo flexible privado también puede tener acceso a una sala de conferencias para reuniones y colaboración con otros miembros del equipo.
Puesto de Trabajo Flexible Creativo
Un puesto de trabajo flexible creativo está ubicado en un área abierta con un ambiente informal. La estación de trabajo puede tener escritorios de pie o sillones. Está diseñado para empleados que trabajan en puestos creativos, como marketing o publicidad. El escritorio fomenta la colaboración y la lluvia de ideas entre los miembros del equipo.
Puesto de Trabajo Flexible para Tareas
Este tipo de puesto de trabajo flexible es para empleados que trabajan en tareas o proyectos específicos. Está equipado con herramientas especializadas, como una impresora, un escáner o un monitor grande. Un puesto de trabajo flexible para tareas suele estar disponible durante un período más prolongado que un puesto de trabajo flexible tradicional, ya que admite el trabajo continuo en lugar de las tareas generales de la oficina.
Hay algunas características y funciones clave de las estaciones de trabajo flexibles que los propietarios de negocios deben tener en cuenta, que incluyen:
Flexibilidad
Las estaciones de trabajo flexibles son más flexibles que las estaciones de trabajo de escritorio fijas. Los empleados pueden elegir cualquier estación de trabajo que deseen cuando vengan a la oficina. Esta flexibilidad permite a los trabajadores moverse y colaborar con diferentes equipos. Pueden sentarse dondequiera que sientan que les ayudará a hacer su trabajo mejor ese día.
Ahorro de Espacio
Los puestos de trabajo flexibles ahorran espacio de oficina, ya que no todos los empleados necesitan su propio escritorio dedicado todos los días. Las estaciones de trabajo se comparten, por lo que las empresas pueden acomodar a más trabajadores en espacios más pequeños. Esta característica de ahorro de espacio es especialmente útil para las empresas en áreas de alquileres altos.
Rentable
Con las estaciones de trabajo compartidas, las empresas gastan menos en mobiliario de oficina y gastos generales. Tienen la opción de alquilar un espacio de oficina más pequeño o comprar menos escritorios y sillas. La rentabilidad de los puestos de trabajo flexibles atrae a las empresas emergentes y a las pequeñas empresas que buscan ahorrar dinero.
Fomentar la Colaboración
Los puestos de trabajo flexibles ayudan a los trabajadores de diferentes equipos a comunicarse y colaborar más fácilmente. Dado que no hay lugares asignados, los empleados interactúan con compañeros de trabajo con los que normalmente no trabajan en escritorios fijos. Esto fomenta el intercambio de ideas y el trabajo en equipo en toda la empresa.
Integración de Tecnología
Las estaciones de trabajo flexibles están equipadas con las últimas tecnologías necesarias para el trabajo flexible. Esto incluye estaciones de acoplamiento, monitores y software que rastrea dónde se sientan los empleados. Todo está integrado para que los trabajadores puedan registrarse y salir fácilmente de diferentes escritorios.
Salud y Seguridad
Las normas de salud y seguridad ocupacional requieren que las estaciones de trabajo se configuren correctamente para evitar lesiones. Los puestos de trabajo flexibles deben tener las herramientas ergonómicas adecuadas, como sillas y escritorios ajustables, así como teclados y ratones. También deben proporcionar productos de limpieza para que cada nuevo usuario pueda limpiar su área.
Productividad Mejorada
La flexibilidad y el ahorro de espacio de los puestos de trabajo flexibles permiten a los empleados trabajar de la forma que más les convenga. Sin estaciones de trabajo fijas, los trabajadores tienen la libertad de elegir dónde son más productivos cada día. Esto mejora la productividad general de la empresa.
Antes de profundizar en las diferentes aplicaciones de los puestos de trabajo flexibles, vale la pena mencionar que son una excelente manera de fomentar la colaboración y la comunicación entre los empleados. Dado que nadie tiene un escritorio designado, los empleados tienen más probabilidades de moverse e interactuar con sus compañeros de trabajo. Esto puede llevar a un ambiente de trabajo más cohesivo y productivo.
Estas son algunas aplicaciones comunes de los puestos de trabajo flexibles:
Arreglos de Trabajo Flexibles
Las empresas que brindan opciones de trabajo flexibles a los empleados utilizan puestos de trabajo flexibles. En tales empresas, los trabajadores pueden trabajar desde casa u otros lugares durante parte de la semana. Cuando van a la oficina, utilizan el sistema de puestos de trabajo flexibles para encontrar y reservar estaciones de trabajo abiertas. Este sistema ayuda a garantizar que el espacio de la oficina se utilice de manera eficiente, ya que no todos van todos los días.
Espacio de Oficina Reducido
Las empresas que desean reducir costos o reducir el tamaño pueden implementar puestos de trabajo flexibles. Al hacer que los empleados compartan escritorios, las empresas pueden ahorrar en alquileres y gastos generales. Esto es especialmente útil para empresas emergentes más pequeñas o empresas en industrias competitivas donde mantenerse dentro del presupuesto es crucial.
Colaboración y Proyectos en Equipo
Los puestos de trabajo flexibles se utilizan a menudo en entornos donde el trabajo en equipo es esencial. Por ejemplo, las agencias de diseño o las empresas basadas en proyectos alientan a los empleados a trabajar juntos al proporcionar escritorios compartidos. Cuando se trabaja en tareas grupales, tener una disposición de asientos fluida puede facilitar la comunicación y las sesiones de lluvia de ideas.
Fuerza Laboral Móvil
Las empresas con empleados que viajan con frecuencia o trabajan desde diferentes ubicaciones a menudo adoptan sistemas de puestos de trabajo flexibles. Los equipos de ventas, los consultores y los trabajadores remotos se benefician de este arreglo. Por ejemplo, un representante de ventas podría estar en la carretera visitando clientes durante toda la semana. Cuando están en la oficina para reuniones o para ponerse al día con el papeleo, utilizan el sistema de puestos de trabajo flexibles para encontrar un escritorio disponible. Este sistema les permite trabajar de manera eficiente desde diversas ubicaciones sin necesidad de un escritorio permanente en cada lugar que visitan.
Optimización del Espacio
Las organizaciones con espacio de oficina limitado pueden aprovecharlo al máximo utilizando puestos de trabajo flexibles. Por ejemplo, una pequeña empresa emergente puede tener una oficina pequeña con unas pocas estaciones de trabajo. Si cada empleado tuviera un escritorio dedicado, el espacio se volvería rápidamente estrecho. Sin embargo, con los puestos de trabajo flexibles, los empleados pueden turnarse para usar los escritorios disponibles. Esta configuración permite a la empresa emergente acomodar a su equipo en crecimiento sin necesidad de un espacio físico más grande de inmediato.
Elegir el puesto de trabajo flexible correcto requiere comprender las necesidades de los empleados y la forma en que funciona la empresa. Aquí hay algunos factores que deben considerarse:
Evaluar las Necesidades del Lugar de Trabajo:
Comprender los patrones de trabajo de los empleados y la forma en que utilizan sus escritorios. Si la mayoría de los empleados trabajan en la oficina parte de la semana y de forma remota la otra parte, un puesto de trabajo flexible es ideal. Si los trabajadores necesitan colaborar con frecuencia, los escritorios que se pueden mover fácilmente juntos o que tienen divisores para la privacidad son buenos. Observe las tareas que se realizan en el escritorio. Si requieren monitores duales o equipos especiales, entonces se necesitan escritorios ergonómicos con las características adecuadas. Comprender las necesidades antes de comprar escritorios.
Considerar las Características del Escritorio:
Cuando busque diferentes puestos de trabajo flexibles a la venta, concéntrese en las características importantes. Los ajustes ergonómicos son clave para la comodidad. Los escritorios que suben y bajan son buenos para trabajar sentado o de pie. Busque gestión de cables integrada y almacenamiento que mantenga el espacio del escritorio ordenado. Los escritorios con líneas limpias y materiales modernos se adaptan mejor al estilo de oficina abierta. Las superficies duraderas que son fáciles de limpiar durarán mucho tiempo. Preste atención a la capacidad de ajuste del escritorio, el almacenamiento y las líneas limpias.
Evaluar la Integración de Tecnología:
La tecnología adecuada hace que un puesto de trabajo flexible sea aún mejor. Busque escritorios con puertos de carga integrados para que las computadoras portátiles y los teléfonos puedan encenderse. Los escritorios con tomas USB y fuentes de alimentación son convenientes. Algunos escritorios incluso tienen pantallas táctiles para verificar la disponibilidad. Piense también en las necesidades de la red. Los puestos de trabajo flexibles pueden requerir extensores de WiFi u otra tecnología para funcionar bien para todos. El puesto de trabajo flexible debe poder admitir la tecnología que los empleados necesitan para hacer su trabajo.
Examinar la Movilidad y la Flexibilidad:
En una oficina flexible, los escritorios que se pueden mover fácilmente son importantes. Busque escritorios plegables livianos sobre ruedas. Deben ser fáciles de reposicionar a medida que los equipos cambian. Algunos escritorios con ruedas se bloquean en su lugar para mayor estabilidad. Una oficina flexible puede necesitar diferentes diseños con el tiempo, por lo que los escritorios deben permitirlo. Los escritorios que se adaptan a las necesidades cambiantes son una inversión inteligente.
Evaluar la Estética y la Marca:
Los puestos de trabajo flexibles deben encajar con el aspecto de la oficina. Los escritorios limpios y modernos en materiales como la madera y el metal son buenos para la mayoría de los espacios contemporáneos. Piense también en cómo los escritorios reflejan los valores de la empresa. Si la sostenibilidad es una prioridad, elija escritorios hechos de materiales reciclados o ecológicos. Los escritorios que muestran lo que representa el negocio dejan una impresión en los visitantes.
P1: ¿Cuáles son las desventajas de un sistema de puestos de trabajo flexibles?
A1: El sistema de puestos de trabajo flexibles elimina el concepto de escritorio fijo, lo que puede ser problemático para algunos empleados. Los empleados pueden sentir que no pertenecen a un equipo o una organización porque no tienen un escritorio permanente. Esto puede provocar sentimientos de alienación y desvinculación entre algunos trabajadores.
P2: ¿Cuáles son las desventajas de un sistema de puestos de trabajo flexibles?
A2: El sistema de puestos de trabajo flexibles elimina el concepto de escritorio fijo, lo que puede ser problemático para algunos empleados. Los empleados pueden sentir que no pertenecen a un equipo o una organización porque no tienen un escritorio permanente. Esto puede provocar sentimientos de alienación y desvinculación entre algunos trabajadores.
P3: ¿Por qué son buenos los puestos de trabajo flexibles?
A3: Los puestos de trabajo flexibles pueden ayudar a las empresas a ahorrar en costos de bienes raíces, ya que no todos los empleados necesitan un escritorio dedicado todos los días. Esta flexibilidad puede llevar a un uso más eficiente del espacio y los recursos de la oficina. También puede fomentar la colaboración a medida que las personas de diferentes equipos interactúan en el mismo espacio de trabajo.
P4: ¿Cómo se puede sobrevivir a un puesto de trabajo flexible?
A4: Para sobrevivir a un puesto de trabajo flexible, invierta en herramientas portátiles como auriculares con cancelación de ruido y un mouse de viaje ergonómico que funcione bien en cualquier estación. Use almacenamiento en la nube para que los archivos sean accesibles en cualquier lugar. Llega temprano si quieres elegir primero el escritorio o sentarte cerca de colegas en particular. Practique una buena etiqueta de escritorio limpiando después de sí mismo y respetando los espacios de los demás.
P5: ¿Cuáles son las ventajas de los puestos de trabajo flexibles?
A5: Los puestos de trabajo flexibles pueden ayudar a las empresas a ahorrar en costos de bienes raíces, ya que no todos los empleados necesitan un escritorio dedicado todos los días. Esta flexibilidad puede llevar a un uso más eficiente del espacio y los recursos de la oficina. También puede fomentar la colaboración a medida que las personas de diferentes equipos interactúan en el mismo espacio de trabajo.