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Según los aspectos definitorios, existen diferentes tipos de grabadoras de voz para comunicaciones: una cinta digital y una cinta láser.
Grabadora de voz digital
Los dispositivos digitales almacenan el sonido como un número fijo de bits de computadora (dígitos binarios de 0 y 1). El número fijo determina la calidad de grabación digital del dispositivo. Un número más alto significa mejor calidad y tamaños de archivo más grandes. Los instrumentos digitales tienen mejor calidad de grabación que los analógicos. También son más limpios y más eficientes. El usuario transfiere el audio grabado a una computadora para editarlo, copiarlo o eliminarlo. El usuario puede eliminar, editar o mover grabaciones entre carpetas. Los dispositivos digitales pueden almacenar muchas horas de audio porque utilizan tarjetas de memoria o discos duros para el almacenamiento. Su tiempo de grabación está limitado por su capacidad de almacenamiento. Las herramientas de voz digitales tienen muchas opciones de control, como calidad de grabación ajustable y diferentes formatos de archivo. Algunos modelos tienen altavoces incorporados para la reproducción y voz guiada por menú. Las grabadoras de voz para conversaciones, entrevistas y reuniones pueden reproducir grabaciones. Los participantes de la conferencia o los entrevistadores pueden escuchar las preguntas después. Los dispositivos grabados no permiten esto porque necesitan un equipo especial para rebobinar y revisar las cintas. Los entrevistadores pueden revisar instantáneamente y saltar a cualquier respuesta reproduciendo las respuestas grabadas en el dispositivo digital. Los asistentes de voz digitales ofrecen capacidades de reproducción superiores, lo que facilita la revisión y el examen rápido del contenido grabado.
Grabadoras de cinta
La cámara de cinta tiene un casete que contiene un carrete de cinta magnética. La cinta pasa por la cabeza de grabación y reproducción a medida que los carretes giran. Esta cabeza convierte las ondas sonoras en patrones magnéticos en la cinta. Luego lee esos patrones más adelante para reproducir el sonido. El casete encaja dentro de la grabadora, por lo que solo la parte frontal con los controles es accesible. La cinta magnética almacena el sonido como patrones de magnetismo. Para escuchar las grabaciones, la cinta se reemplaza más tarde o se reproduce a través de otra máquina llamada reproductor de casetes. Al reproducir el reproductor de casetes, se rebobina para volver a escuchar las cintas anteriores. Algunos también avanzan rápidamente para encontrar partes específicas rápidamente. Sin embargo, solo puede reproducir cintas creadas por una máquina especial, por lo que las cintas no se pueden compartir tan fácilmente. Si bien las cintas permiten llevar voces a lugares, son voluminosas. Y la calidad del sonido no es tan buena. Las cintas pueden desgastarse por el uso repetido, por lo que solo algunas partes duran. Y encontrar el lugar correcto en la cinta larga lleva tiempo. Entonces, aparte de las ventajas de ser portátil y humilde, las grabadoras de voz de cinta tienen muchas molestias.
La grabadora de voz para comunicaciones utiliza diversas tecnologías para capturar, almacenar y transmitir mensajes a través de la grabación de sonido. Tiene varias características que le ayudan a cumplir ese propósito. Incluyen lo siguiente;
Grabación remota
En casi todos los casos de comunicación corporativa, una parte debe responder a la otra. Las grabadoras de voz son pequeños dispositivos inteligentes que permiten que ambas partes participen en una conversación, incluso cuando no están físicamente presentes en el mismo lugar. La combinación de altavoz-micrófono crea una conversación donde una parte habla y la otra escucha, que puede ser la base de una conexión telefónica, cable o grabadora de audio, o incluso un altavoz. Las comunicaciones modernas han hecho posible que las entrevistas telefónicas se amplíen, y el medio grabado puede reemplazar la palabra escrita en muchos escenarios.
Grabadora de voz digital
La transición de lo analógico a lo digital ha revolucionado los sistemas de comunicación. Los dispositivos analógicos tenían muchas limitaciones, como la mala calidad de sonido y la capacidad de reproducir material grabado solo en el mismo medio, es decir, solo a través del oído. Esta era una seria desventaja para los profesionales del periodismo, el derecho y el mundo empresarial, que a menudo necesitaban transcribir entrevistas y otros asuntos grabados. El medio digital, por otro lado, proporciona una transmisión de sonido nítida y clara y permite al usuario manipular el material grabado de muchas maneras. Los dispositivos digitales permiten a los usuarios editar, eliminar y transferir información, lo que proporciona una clara ventaja sobre los dispositivos analógicos.
Compartir y almacenar archivos
Se dice que la pluma es más poderosa que la espada, y de manera similar, las palabras grabadas en formato electrónico son superiores a las que están en cinta de audio. Las grabadoras de voz digitales (DVR) ayudan a convertir el audio a formato de texto porque así es como la comunicación en el mundo empresarial se puede utilizar eficazmente. Las palabras se pueden compartir y almacenar fácilmente, mientras que los materiales grabados se pueden reproducir en muchas formas, ya sea escuchándolos o leyéndolos. La integración del software de grabación de voz con los sistemas de comunicación, incluidas las bandejas de voz, las conferencias telefónicas en línea y las plataformas de discusión, ha transformado la forma en que interactúan las organizaciones. Las conversaciones grabadas ahora se pueden convertir fácilmente en documentos escritos a través de la tecnología de reconocimiento de voz. Esto permite una documentación eficiente de las discusiones importantes, que se pueden compartir y almacenar en formato electrónico.
Sellos de tiempo
La importancia del audio con marca de tiempo se hace evidente cuando uno entiende que en muchas situaciones legales, el orden y el tiempo en que ocurrieron las cosas se vuelven vitales. La marca de tiempo permite que los eventos en el audio se correlacionen con lo que sucedió en un momento específico, lo que agrega mayor confiabilidad y precisión al material grabado y reproducido. El marcado de tiempo se vuelve necesario en situaciones críticas donde, por ejemplo, dos partes deben establecer qué se dijo en un momento particular, o cuando los debates legislativos se pueden correlacionar con el audio en un momento específico.
Una grabadora de voz inteligente se puede utilizar en diversos escenarios. Estos son algunos de ellos:
Con tantas opciones disponibles, es esencial comprobar si el dispositivo satisfará las necesidades o los requisitos específicos. Estas son algunas cosas a tener en cuenta al elegir una grabadora de voz para la comunicación.
P1: ¿Cuál es la importancia del Dictaphone en el lugar de trabajo, como se menciona en el artículo?
R1: Facilita la finalización de documentos y ahorra tiempo a los empleados, ayudando así a la productividad.
P2: ¿Qué característica de una grabadora de voz ayuda a saber cuánta batería queda?
R2: La pantalla LCD muestra cuánta memoria queda y la duración de la batería.
P3: ¿Cuál es la importancia del Dictaphone en las reuniones, como se destaca en el artículo?
R3: Ayuda a mantener un registro preciso de las conversaciones a las que se puede hacer referencia más adelante si hay alguna disputa.
P4: ¿Cómo se determina la duración de las grabaciones posibles en una grabadora de voz?
R4: Depende de la capacidad de almacenamiento de la tarjeta de memoria.
P5: ¿Cuál es el beneficio de utilizar un cargador de CA para dispositivos de grabación mientras se carga?
R5: Permite cargar mientras se graba para que el entrevistador no se pierda nada importante.